Werkkapitaalscan: wat is het en wat levert het op?

Als onderstaande uitspraken u bekend voorkomen, dan is het verstandig een werkkapitaalscan te laten uitvoeren:

• We groeien als kool, maar we hebben toch geen betaalruimte!
• Er wordt alleen over de tarieven onderhandeld, niet over de betaaltermijnen.
• Onze klanten betalen steeds slechter.
• Ons magazijn lijkt alweer te klein.
• De crediteuren hangen steeds vaker aan de telefoon.
• Ik wil wel van die betaalkorting profiteren, maar ik kan het geld niet vrijmaken helaas!

Een werkkapitaalscan analyseert de omvang van uw werkkapitaal en geeft adviezen hoe u meer liquiditeitsruimte kunt creëren door actief uw werkkapitaal te beheren. En dat gaat verder dan een goed aanmaansysteem voor uw debiteuren.

Wat is het belang van een goed werkkapitaalbeheer?

Voor veel ondernemingen is een goed werkkapitaal van levensbelang. Het is een indicatie voor uw liquiditeitspositie en goed werkkapitaalbeheer zorgt er voor dat u aan uw betalingsverplichtingen kunt blijven voldoen. En dat is van levensbelang.

Werkkapitaal kan gedefinieerd worden als: Voorraad + Debiteuren -/- Crediteuren 

In het algemeen kan gesteld worden dat hoe lager de uitkomst, hoe beter het voor uw onderneming is. Toch is dat niet helemaal zo. Het gaat om het bereiken van een optimaal punt.

Hoe lager de voorraadpositie is, hoe minder geld er vast zit in de voorraad.  Dat is dus aantrekkelijk. Maar tegelijkertijd is er ook voorraad nodig voor uw productieproces en verkoopproces. Stilstand in de productie of niet kunnen verkopen is funest. Er zal een goed evenwicht moeten worden gevonden.

Dat werkt ook zo bij de debiteuren, hoe lager hoe beter. Maar afnemers rekenen vaak op een "gebruikelijke" betaaltermijn. Krijgen ze die niet, dan loopt u het risico dat uw klanten elders gaan inkopen.

De crediteuren leveren "gratis" geld. Maar tegelijkertijd is het ook niet verstandig om crediteuren te zien (laat staan te gebruiken) als oneindige financieringsbron. Maak gebruik van normale krediettermijnen zodat u niet afhankelijk wordt van uw leveranciers.

Het bovenstaande concept wordt ook wel in dagen uitgedrukt. Hoe lang ligt de voorraad gemiddeld in het magazijn? Hoe lang wachten onze klanten om ons te betalen? En hoe lang doen we er zelf over om onze leveranciers te betalen. De voorraadtermijn + de debiteurentermijn - de crediteurentermijn geeft aan hoe lang het werkkapitaal in uw onderneming "vastzit". We noemen dit ook wel de cash conversion cycle.

De werkkapitaalscan

De scan analyseert uw voorraadpositie, uw debiteurenpositie en uw crediteurenpositie. Dit zijn echter de uitkomsten van diverse processen in uw bedrijf. En die processen resulteren direct in de genoemde posities.

Inkoopproces:

Uw inkoopproces bepaalt mede de omvang van uw werkkapitaal. Wij analyseren uw inkoopproces. Natuurlijk is de analyse afhankelijk van uw sector. Een houtimportbedrijf heeft nu eenmaal andere karakteristieken dan een accountantsbedrijf. Moet u vooraf betalen of kunt u juist profiteren van een langere betaaltermijn. Hoe lang moet u vooraf bestellen? Wat zijn de levertijden? Kan ik betaalkortingen bedingen en wat is het effect op mijn werkkapitaal?

Productieproces:

Hoe korter het productieproces, hoe minder geld er vast zit in voorraden grondstoffen en halffabrikaten. Moet u wel alles zelf produceren of kunt u delen inkopen? Is het verstandig om grotere series te maken of juist kleinere?

Verkoopproces:

Dit onderdeel krijgt vaak de meeste aandacht. Het geld is dan immers bijna binnen. Aandacht gaat vaak uit naar verkorting van de betaaltermijnen. Dat is helemaal terecht. Maar het is niet het hele verhaal. Klantacceptatie, onderhandelen over betaaltermijnen, snelheid van facturatie is minstens zo belangrijk.

Laat uw werkkapitaal niet afhangen van anderen, maar neem zelf het initiatief om verbeteringen door te voeren. U zult versteld staan van de resultaten!

Aanpak werkkapitaalscan:

• Analyse van uw jaarcijfers (balans en verlies & winst)
• Analyse van uw bedrijfsprocessen
• Benchmarking
• Advies over de verbetermogelijkheden
• Uitvoering waarbij ondersteuning door Finpact B.V. mogelijk is
• Evaluatie 

Werkkapitaal is dus niet alleen een activiteit van de financiële afdeling: iedereen binnen uw onderneming kan bijdragen aan een gezond werkkapitaal. Onderstaand voorbeeld illustreert dit goed:

Installatiebedrijf:

Door een goede analyse is de onderneming in staat gebleken de debiteurentermijn te halveren (van circa 70 dagen naar 45 dagen) en daardoor meer dan EUR 600.000 liquide middelen vrij te maken.

Hoe? Door snel en foutloos te factureren! En een lichte verbetering van het aanmaningssysteem. Daarnaast kon de werkdruk op de administratie worden verlicht.

Door het facturatieproces veel adequater op te pakken, kon veel sneller en vooral (vrijwel) foutloos de factuur de deur uit. Dit leverde binnen een jaar meer dan EUR 600.000 liquiditeiten op, die konden worden ingezet om de hoge crediteurendruk weg te werken. Waardoor er weer "normaal" besteld kon worden.

Daarnaast is de indruk dat door het scherpere facturatieproces ook de omzet omhoog is gegaan. In het verleden werd namelijk niet altijd goed geregistreerd welke onderdelen werden gebruikt voor een project. En die werden dus ook niet gefactureerd. Nu dus wel.

Wilt u een werkkapitaalscan laten uitvoeren? Of nadere informatie over de kosten en de opbrengsten? Neem dan vrijblijvend contact op met Alex Tevel via 06 - 2280 5931 of alex.tevel@fin-pact.nl.